출장 보고서의 의미와 작성 방법
고객사나 거래처와의 미팅을 가진 후 반드시 상담 내용을 기록하는 보고서를 작성하게 됩니다.
왜 보고서 작성을 중요시 여기는지, 그리고 어떻게 효율적으로 작성하는지에 대해 소개해 보겠습니다.
출장 보고서의 의미와 중요성
일본의 경우, 특히 이전부터 전통을 강조해온 회사일수록 일일업무일지와 주간업무일지를 공들여 작성합니다.
개인적으로는 일일 및 주간 업무일지를 작성하고 공을 들이는 효율성에 대해서는 부정적인 입장이지만 이를 차치하고
보고를 매우 중요시하는 일본 기업문화 특성상 보고서는 상사와 업무 현황을 공유하기 위한 의사소통의 한 방식이라고 볼 수 있습니다.
다만 출장 보고서는 업무일지와는 다르게 면담을 진행한 고객사나 거래처에 대해 자세하게 작성한다는 점이 다릅니다.
고객사와 면담시에 받았던 요청과 이를 근거로 어떻게 팔로업을 진행할 것인지 본인의 의견과 계획을 자세하게 기재합니다.
이 보고서를 바탕으로 상사가 방향성을 제시하거나 구체적인 지시를 내리기 때문에 고객사에 제출하기 위한 제안서 초안을 작성하는 것이라고도 할 수 있습니다.
사전 준비
경력이 있는 영업사원이라면 반드시 사전에 준비를 진행하고 면담에 참석합니다.
하지만 입사한지 얼마되지 않았다면 제품에 대한 사전지식 및 고객사의 성향에 대해 알 수 없기 때문에 면담시 그 자리에서 어떠한 해결책을 제안하는 것은 할 수 없습니다.
다만 누군가와 함께 동석하여 면담을 진행하게 되기 때문에 다소나마 도움이 될 수 있도록 사전에 미리 준비할 수 있는 부분이 있습니다.
- 금번 고객사 방문 목적은 무엇인지 확인할 것.
- 카탈로그나 샘플 등 본인이 준비할 수 있는 자료가 있는지 확인할 것.
- 소개 및 제안하는 제품의 대략적인 가격이나 납기 정보를 확인할 것.
어떻게 사전 준비를 했느냐에 따라 면담의 분위기와 계약 성사까지의 난이도가 달라지기 때문에 상기 3가지 준비사항은 반드시 필요한 것이라고 할 수 있습니다.
출장 보고서 작성 방법
회사에서 정해진 양식이 있는 경우 그대로 사용하면 됩니다.
정해진 양식이 없는 경우 자유 서식보다는 스스로 기본적인 틀을 만들어 놓고 재활용하는 것을 추천합니다.
개인적으로는 아래와 같이 항목을 만들어 보고서를 작성하고 있습니다.
- 방문 목적
- 면담 내용 정리
- 팔로업 사항
두괄식으로 결론을 먼저 기재하고 상세 내용은 그 다음에 기재합니다.
상세 내역은 이제부터 어떻게 팔로업하면 좋을지에 대한 배경지식이기 때문에 상사에게는 매우 필요한 내용이 아닙니다.
한정된 시간 내에서 판단을 내리기 위해 상사는 기본적으로 상세 내역보다는 보고서 내 결론 부분을 먼저 읽게 되기 때문에 두괄식으로 기재하는 것이 좋습니다.
따라서 가장 중요한 부분은 왜 방문했으며, 어떤 결과나 요청을 받아 향후 어떻게 할 것인가 대한 내용이 기술되어야 합니다.
예시
- 방문 목적
고객사A가 기존 설비에서 개선된 사항을 소개받기 위해 방문을 의뢰함. - 면담 내용
a. 기존 설비를 10년여간 사용하면서 설비의 노후화가 진행되고 있기 때문에 개선사항을 내부적으로 검토해 노후된 설비의 부분적인 교체를 진행하려고 함.
b. 현재 1라인에서 XX 설비를 사용중이며 특히 구동부쪽의 부품 마모가 심하다는 의견을 접수함.
c. 부품 마모 관련 설비 경량화 개선을 통해 부품의 기대수명이 더 길어진 것을 소개함. - 팔로업 사항
a. 기존 사용환경과 비교시 부품 기대수명 증대로 인해 생산성 향상을 중점으로 한 경량화 자료 송부.
b. 고객사 예산 편성 및 진행을 위해 운임을 포함한 견적 준비.
팔로업 사항을 이미지화
면담을 진행하면서 메모할 때에도 이야기를 진행하면서 어떻게 팔로업을 진행할 것인지 대략적으로 이미지화할 수 있다면 연습을 해보는 것이 좋습니다.
어느 정도 이미지화가 가능하다면 그 자리에서 고객사에 바로 제안을 할 수도 있고 면담이 끝나더라도 기억하는 내용이 상당량이 되기 때문에 보고서를 작성하는 시간이 상당히 줄어들게 됩니다.
보고서 제출 기한
제가 근무하는 회사의 경우 방문 및 면담이 끝나고 난 후 24시간 이내 상사에 보고서 제출이라는 암묵적인 룰이 있을 정도로 보고서 작성을 매우 중요시합니다.
회사 내 방침이 아니더라도 인간의 기억력은 한계가 있기 때문에 가장 좋은 타이밍은 면담이 끝난 바로 직후가 좋습니다.
상기 기재한 것과 같이 어느 정도 머리속에서 정리가 된 상황이라면 메모한 내용을 보면서 작성시 30분 가량이면 보고서 완성이 가능합니다.
해외 출장의 경우 여러 곳의 고객사를 방문하는 일도 많이 있기 때문에 이동 중 보고서 작성을 끝내고 귀국하기 전 보고서를 제출하는 것이 이상적이라고 할 수 있습니다.
정리
출장 보고서의 의미와 중요성에 대해 써 보았습니다.
방문 목적과 팔로업 사항을 한눈에 볼 수 있도록 기재하는 연습을 해둔다면 금후 업무능률향상과도 연결됩니다.
또한 상사에게 보고서 제출은 빠르면 빠를수록 좋은 평가를 받게 되기 때문에 가능한 빨리 제출하는 것을 추천합니다. 물론 정확한 내용으로 기재하는 것은 기본사항입니다.
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S.R.
S.R.