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일본에서 비즈니스 미팅을 할 때 필요한 매너는 무엇일까?

Sep 12, 2023 • 5 min read

일본 국내 본사에 영업을 하기 위해 다양한 나라의 서플라이어들이 방문하고 있고 저는 담당 에이전트로 그들과 동행하여 미팅에 참석하고 있습니다.

경험상 외국인과 미팅시 일본 비즈니스 매너에 위반되지 않는지에 대해 까다롭게 보는 편은 아니지만 기본적으로 지켜야 하는 몇가지 수칙이 반드시 존재합니다.

시간 엄수

고객을 방문하는 경우라면 반드시 미팅시 약속한 시간 전에 도착을 해야 합니다.

이 때 약속한 시간의 약 5분~10분 전이 가장 적당합니다.

약속시간보다 10분 이상 일찍 도착한 경우 근처에서 대기하는 것이 일반적으로 대부분 근처의 카페나 편의점 등에서 대기하는 것이 좋습니다.

부득이한 교통 사정으로 인해 늦게 되는 경우라면 구글맵이나 일본 국내용 야후 어플 등으로 열차 도착 시간을 확인할 수 있습니다.

따라서 지각이 확정이라면 적어도 약속시간 30~40분 이전에 반드시 연락을 넣어야 하는 것이 암묵적인 룰입니다.

최근에는 보안의 중요성이 대두되면서 미리 약속을 잡을 때 전산상 등록을 하는 경우가 있지만 현장에서 경비원에게 방문표에 인적 사항을 기재해 제출하는 곳도 많습니다.

방문표를 기재하는 시간도 포함해 5분전 미팅 장소에 도착하는 것이 이상적이기에 이 점을 주의해야 합니다.

정확한 명함 교환 매너는 고객사가 주는 명함이 위쪽, 본인이 건네는 명함은 밑쪽으로 하여 두 손으로 명함을 건네며 오른손으로 명함을 주고받는 것입니다.

다만 서양권 사람들은 한 손으로 명함을 건네는 경우가 많고 일본인들도 그에 익숙한 편입니다.

하지만 동양권 사람들과 미팅시 서양권과 다르게 일본인들은 조금 더 엄격한 잣대로 평가하는 경우가 있기에 가급적 두 손으로 명함을 건네는 것을 추천합니다.

회의실에서 미팅시 앉는 자세에서도 주의를 기울여야 합니다.

서양권, 특히 미국인의 경우 앉은 자세에서 다리를 꼬거나 주머니에 손을 넣는 경우가 있습니다.

문화적인 차이와 기업 대 기업으로 만나는 장소이기 때문에 직접적으로 눈총을 주거나 하는 경우는 없지만 나중에 고객과 따로 만나 이야기를 해보면 눈에 거슬렸다는 이야기를 하는 사람도 있습니다.

대기업 본사라고 하더라도 영어로 응대할 수 있는 인원이 제한적입니다.

응대하는 담당자가 해외 출신이거나 해외에서 근무한 경력이 있어 영어에 익숙한 경우라도 함께 참석하는 사람들이 영어에 익숙하지 않는 경우가 많습니다.

요즈음에는 프로젝터나 대형TV와 연결해 프레젠테이션을 진행하기 때문에 영어로 된 자료를 띄우기보다는 가능한 일본어로 번역해 진행하는 것이 효율적입니다.

가능하다면 미팅에 참석하는 인원 수만큼 컬러로 자료를 출력해 준비하는 것을 추천합니다.

저와 같이 상사에서 근무하는 인원과 동행하는 경우에는 서플라이어가 영어로 발표 후 바로 일본어로 통역을 진행하는 경우가 대부분으로 미팅 순서는 대략적으로 아래와 같습니다.

이 때 일본어 통역하는 인원이 없이 직접 영어로만 미팅을 진행한다면 그 자리는 침묵이 흐를 가능성이 큽니다.

고객이 어떤 생각인지, 피드백을 요청해도 되는 것인지 등 미묘한 분위기를 파악하는 것이 쉽지 않기 때문에 이 부분을 캐치할 수 있는 통역과 동행하는 것이 필요합니다.

미팅의 성공여부는 어떻게 그 미팅을 준비하고 진행했느냐에 따라 많은 부분이 갈리게 됩니다.

일본인들과 미팅시 반드시 지켜야 하는 매너 및 추천사항을 숙지하고 미팅을 준비한다면 조금이나마 성공에 도움이 될 것이라고 생각합니다.